Sas, wat doe je?

Sas, wat doe je? Dat is een van de meest lastige vragen voor mij om te beantwoorden. Meestal kunnen de mensen om mij heen die vraag beter beantwoorden. In deze blog doe ik een poging om een antwoord te geven.

Beter en slimmer werken met systemen

Elke organisatie ontkomt er niet aan: werken met computers. Die computers zijn vaak verbonden aan een (beveiligd) netwerk en servers. Op die servers staan de verschillende software pakketten geïnstalleerd waarmee medewerkers moeten werken. Op de server wordt de toegang tot software van medewerkers geregeld en wordt alle data bewaard en gebackupped.  In dit verhaal zit een technische kant, zoals het verzorgen van back ups en het installeren van software op computers en servers. Hier houd ik mij niet mee bezig. Dit noem ik de technisch beheer en daar zijn anderen veel beter in dan ik. Waar ik mij wel mee bezig houd, is hoe de medewerkers de software op de computer gebruiken en of dit beter en slimmer kan. Ik noem dit functioneel applicatiebeheer. Ik ga als volgt te werk:

Hoe ga ik te werk?

Ik start altijd met luisteren: wat is de vraag, knelpunt of klacht. Het is voor mij erg belangrijk om een goed beeld te krijgen van de behoefte van de persoon (personen) met wie ik in gesprek ben.

Voorbeelden van vragen:

• Er is behoefte aan een nieuw systeem/softwarepakket voor bijvoorbeeld factureren en boekhouding. Maar er is geen of beperkte tijd en er is geen idee hoe dit op te pakken.
• Een opdrachtgever wil slimmer (efficiënter) werken met bestaande systemen door minder vaak dezelfde gegevens vast te leggen en minder ingewikkelde procedures.

Een knelpunt kan zijn:

• Het (technisch) systeembeheer is uitbesteed en gaat niet naar wens. Er zijn veel storingen en het systeem is traag. Als organisatie wil je graag mee met de ontwikkelingen, maar de techniek laat het hier afweten. Hoe pak je dit aan?
• In de software wil je bepaalde informatie vastleggen en weer kunnen opvragen. Er zitten helaas grenzen aan de mogelijkheden van deze software. Hoe ga je verder?

Dan hebben we nog de klachten:

• De systemen werken traag en de partij die hier verantwoordelijk voor is lost dit probleem maar niet op. Hoe pak je dit aan, zonder de onderlinge verhoudingen permanent te verstoren?
• We hebben software in huis, maar het doet niet wat het zou moeten doen.

Uw wens staat centraal

Als ik een beeld heb, van wat er speelt, dan informeer ik naar de wensen. Hierin sta ik stil bij gewenste en ongewenste oplossingen. Door beide kanten te benoemen krijg ik een helder beeld van wat wel en wat niet. En daarbinnen is het speelvlak. Ik ben altijd bezig met de volgende uitgangspunten:

“Moeten Willen Kunnen”

Moeten

Wat moet er minimaal gebeuren: welke gegevens moeten minimaal worden vastgelegd en hoe? Welke interne procedures/processen zijn er en hoe kan het systeem hier het beste in ondersteunen. Wat moet het minimale resultaat zijn? Als dit resultaat niet behaald kan worden, dan kan dit een “showstopper” betekenen voor dit project. Er zal dan gekeken moeten worden naar andere oplossingen.

Willen

Wat wil je? Zijn er aanvullende wensen en hoeveel extra investering (tijd en geld) mag daar tegenover staan? Stel je hebt aanvullende wensen met betrekking tot informatie opvragen uit een systeem. Als deze informatie standaard niet op te leveren is door de software leverancier, dan zal er op een of andere manier maatwerk plaatsvinden. Een andere oplossing is om deze informatie zelf uit het systeem op te vragen. Beide opties betekenen een extra investering in geld (maatwerk) en/of tijd (zelf bouwen). Hoe belangrijk is deze nieuwe informatie? Weegt dit op tegen de investering?

Kunnen

Aan het gebruik van systemen zitten helaas ook grenzen. Wat kan een systeem:

1. Minimaal gegevens volgens de wettelijke eisen vastleggen;
2. Welke wensen kunnen er gerealiseerd worden, tegen welke voorwaarden;
3. Hoe gebruikersvriendelijk kan dit;

“Ik zorg ervoor, dat het niet bij een idee of plan blijft”

Uw wensen staan centraal

Mijn taak is vervolgens de gemaakte plannen en afspraken uit te voeren. Ik zorg ervoor, dat het niet bij een idee of plan blijft. Ik werk graag samen met de medewerkers op de afdeling. Zij geven mij input vanuit hun expertise. Ik vertaal dit weer naar de mogelijkheden binnen de software. Een kreet welke regelmatig voorbij komt: het systeem is een middel en mag geen doel op zichzelf zijn! Met andere woorden, vullen wij een systeem met gegevens alleen maar om te vullen? Of vullen wij een systeem met gegevens welke wij belangrijk vinden in onze processen? Samen met de medewerkers bekijk ik hoe zo praktisch en gebruikersvriendelijk mogelijk gegevens kunnen worden vastgelegd en opgevraagd. Dit noem ik procesoptimalisatie. Daarbij kijken we ook naar wie wat mag (of moet) doen in het systeem (autorisaties). Zodra we weten hoe we willen werken, dan zorg ik voor dummy-proof handleidingen, altijd handig als naslagwerk. Zo weet iedereen wie waar verantwoordelijk voor is en hoe het systeem te gebruiken.

PDCA

Hier blijft het meestal niet bij. Meneer Deming heeft hier een mooie kreet voor bedacht, de PDCA Cirkel:

• Plan: we leggen de werkafspraken en handleidingen vast;
• Do: we gaan ermee aan de slag;
• Check: we gaan controleren of er volgens de nieuwe afspraken gewerkt wordt;
• Act: we gaan de werkwijze evalueren en indien nodig bijsturen.

Deze werkwijze geldt eigenlijk voor bijna alles in het leven en doen we regelmatig (bewust of onbewust). Bijvoorbeeld: we zien een recept in een magazine die we willen proberen (Plan), we gaan het recept maken (Do) , we proeven het resultaat (Check) en bedenken hoe we het recept de volgende keer willen maken (Act). Zo gaat het ook met het gebruik van systemen. We hebben afspraken gemaakt hoe en welke gegevens waar en wanneer te vullen. We gaan ermee aan de slag, controleren of we dit ook daadwerkelijk doen. Vervolgens bespreken we of de werkafspraken verbeterd kunnen worden.

“Kortom: mijn uitdaging is om organisaties slimmer te laten werken met nieuwe of bestaande systemen”

Slimmer werken

Kortom: mijn uitdaging is om organisaties slimmer te laten werken met nieuwe of bestaande systemen. Hen te ontzorgen in ICT projecten, waar tegenop wordt gezien of waar gewoon geen tijd voor is. Mijn uitgangspunt is, dat de systemen de processen op de werkvloer zo goed mogelijk ondersteunen. Ik zorg ervoor, dat mijn opdrachtgevers een duidelijk beeld krijgen van te maken keuzes op ICT vlak. Dat ze weten wat de gevolgen zijn van bepaalde keuzes. Ik help hen om de gemaakte keuzes te realiseren, neem hen aan de hand mee in dit proces.

Daarnaast heb ik mij verdiept in de nieuwe privacywetgeving: die gaat komen op 25 mei 2018 (of je het nu leuk vindt of niet). Deze wet eist dat je als organisatie bepaalde zaken geregeld hebt en dat je dit kunt aantonen (documentatieplicht). Ook hier kan ik je bij helpen!

Ik heb geprobeerd een antwoord te geven op wat ik doe en kan. Misschien dat collega’s die met mij werken of hebben gewerkt hun antwoord op de vraag “Sas, wat doe je?” willen geven in een reactie? Je kunt natuurlijk altijd contact met mij opnemen!