Zodra een organisatie een nieuw softwarepakket heeft aangeschaft, dan begint de (echte) uitdaging om die software zo goed mogelijk in te richten en te gebruiken. Ik heb als projectleider bij verschillende opdrachtgevers ondersteuning geboden bij (her-)implementatie van (nieuwe) software.
Mijn uitgangspunt: het systeem (softwarepakket) dient als middel om de gebruiker maximaal te ondersteunen in zijn werkzaamheden. Het systeem mag nooit een doel op zich zijn. Met andere woorden: geen invuloefening achter een computer door het beantwoorden van vragen of doorlopen van afvinklijsten.
Niet branche gebonden
Ik ben ooit gestart in de accountancy, maar op een gegeven moment heb ik deze focus losgelaten. Wat ik doe, kan ik ook buiten de accountancy. Ik heb tot nu toe ervaring opgedaan in de accountancy, zorg, mode en in het voortgezet onderwijs. Ik bekijk met een frisse open blik alle processen en (on-)mogelijkheden. Tot mijn verbazing worden mijn collega’s niet gek van mijn “domme vragen”: hoe zit dit, wat gebeurt er als, wat betekent dit, waarom doen we dat? Collega’s waarderen deze “domme vragen en frisse blik” enorm. Zij worden daardoor geconfronteerd met de vraag: waar zijn wij mee bezig?
In de praktijk zie je dat niet alle organisaties het aandurven om iemand in te zetten die geen ervaring heeft in hun branche. Daar is ook weer iets te zeggen. Als bedrijf leun je dan iets meer op kennis en ervaring die de projectleider heeft opgedaan bij branchegenoten.
Niet software gebonden
Nieuwe sectoren ontdekken betekent naast nieuwe processen ook nieuwe softwarepakketten leren. Bij (her-)implementaties van software wordt regelmatig kennis van die software verwacht. Een goede projectleider is in staat om nieuwe systemen goed te doorgronden. De focus ligt op het systeem zo in te richten, zodat de gebruiker met minimale inspanning maximaal wordt ondersteund. Dit betekent overigens niet dat je alle functionaliteiten van een software pakket moet gebruiken om het maximale resultaat eruit te halen. Daarnaast kan ik de opgedane kennis van andere systemen weer gebruiken bij de kennismaking van nieuwe systemen. In systeem X liepen we tegen dit probleem aan en dat hebben we op die manier opgelost. Door ervaring op te doen met meerdere systemen, leer je problemen/knelpunten sneller te herkennen en kun je daardoor gerichter opzoek naar passende oplossingen.
Luisteren, samenvatten, vertalen
Als projectleider vind ik het belangrijk om mijzelf “dienstig t.o.v. de collega’s” neer te zetten. De collega’s zijn er niet voor mij, ik ben er juist om de collega’s te ondersteunen en te begeleiden. Wat vinden collega’s lastig, wat gaat goed en wat kan beter? Snap ik waar zij tegenaan lopen en hoe kan dat proces beter? Wat zegt de wet? Welke methodiek wordt gevolgd? Hoe ondersteunt de software hier in? Zijn er verbeterpunten? Zijn er eventueel tijdelijke work-arounds te bedenken? Waar liggen de Quick Wins?
Zomaar een aantal punten waar mijn aandacht als projectleider bij een (her-)implementatie van software naar toegaat. Vervolgens deel ik de verzamelde informatie met zowel de opdrachtgever, collega’s en de softwareleverancier. Menig softwareleverancier in mijn netwerk kan beamen dat ik positief kritische feedback geef op verbeterpunten binnen de software. En dat “nee” ook een antwoord is, maar niet altijd direct geaccepteerd wordt.
Kennis vergaren, delen en behouden
In mijn projecten zoek ik bepaalde onderwerpen grondig uit: hoe werkt het systeem, wat zijn de huidige (en nieuwe processen), wat zegt wet- en regelgeving, wat zijn de gevolgen voor…. Deze kennis en ervaring leg ik vast in handleidingen en ondersteunende instructies. Daarnaast train ik de collega’s: hoe kunnen zij zo efficiënt mogelijk met het systeem werken. En wat is hun feedback? Wat vinden zij eigenlijk? De trainingen zijn gericht op de dagelijkse praktijk (maatwerk) en daardoor direct toepasbaar. Na de training kunnen de collega’s bij mij terecht met aanvullende praktijkvragen. Het is gebruikelijk dat bij gebruik van een nieuw systeem of herinrichting van een bestaand systeem niet alle informatie blijft hangen of dat alle informatie is gedeeld. Juist de nazorg zorgt ervoor dat de “rijdende trein” niet tot stilstand komt.
Ondersteuning nodig bij implementatie software?
Ik heb een klein tipje van de sluier opgelicht over hoe ik te werk ga. Het beoogd resultaat is om met minimale inspanningen het maximale uit de software te halen en alle betrokken partijen in dit feestje mee te nemen.
Voor werknemers kan het lastig zijn om naast de dagelijkse werkzaamheden zelfstandig te werken aan dit soort projecten. Er is altijd wel iets dat meer prioriteit heeft. Ik ben er juist om hierin te ondersteunen, begeleiden en ontzorgen.
Heb jij op het werk ook last van softwaresystemen die nog niet fijn werken, of je staat op het punt nieuwe software aan te schaffen of te gebruiken: ik kan je helpen! Meer weten? Neem gerust contact met mij op.
